Ruang Perkantoran ( Teknologi Perkantoran )

TUGAS TEKNOLOGI PERKANTORAN

A.PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR

Tata ruangan kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout. Tata ruangan kantor adalah penyusunan perlengkapan, mesin serta bagian yang ada didalam ruangannya. Terdapat banyak pakar yang mendeksripsikan menegenai tata ruangan kantor salah satunya adalah :

      Menurut George Terry yang disadur oleh The Liang Gie

“ Tata ruangan kantor yaitu pemilihan tentang beberapa keperluan dalam pemakaian ruangan dengan terperinci dari ruangan untuk mempersiapkan satu susunan yang praktis dari beberapa aspek fsikis yang dikira butuh untuk proses kerja perkantoran dengan cost yang layak “

 Menurut Liettfield dan Peterson

“ Tata ruangan kantor bisa dirumuskan sebagai pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia “

Tata ruangan kantor disusun berdasarkan pada aliran pekerjaan kantor hingga rencana ruang kantor bisa menolong beberapa pekerja kantor dalam meningkatkan produktifitas. Penyusunan tata ruangan kantor yang baik akan memberikan keuntungan, menurut The liang Gie keuntungannya sebagai berikut :

    1.      Menjamin kelancaran proses kerja yang bersangkutan

    2.      Menghindar penghamburan tenaga kerja dan waktu dari pegawai

    3.      Pengawasan akan mudah dilakukan

    4.      Terciptanya suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan

    5.      Mencegah para pegawai terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian lain

Menurut Drs.Mockijat tata ruangan yang baikakan memberikan manfaat diantaranya, :

    1.      Akan memberikan efesiensi yang baik dalam pekerjaan

    2.      Penghematan penggunaan ruang  lantai yang tepat

    3.      Pengawasan dapat dipermudah

    4.      Hubungan dapat dipercaya

    5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik

    6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar

    7.      Menambah kesenangan dan semangat bagi para karyawan

    B.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

Tata ruang kantor menjadi salah satu hal yang penting dilakukan agar dapat memberikan rasa nyaman bagi para pekerja sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar tanpa hambatan. Penataan ruang kantor ini menyangkut pengaturan tempat kerja , peralatan kantor dan berbagai perlengkapannya. Secara umum tata ruang kantor dapat dapat terbagi menjadi 4, yaitu :

    1.      Tata Ruang Kantor Tertutup ( Cubicel Type Offices )

     Tata ruang kantor tertutup atau bisa dikatakan tata ruang kantor semi tertutup merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing orang dalam kantor dipisahkan melalui sekat pemisah maupun tembok sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melkukan berbagai aktivitas dalam pekerjaan. Bentuk dari ruang kantor ini, bisa tertutup penuh hingga bagian flafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separuh badan maupun sekat setinggi manusia. Ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu,untuk kantor yang tak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa terfokus. Membuat kantor dengan tata ruang tertutup memiliki beberapa keuntungan diantaranya :

    1.Dapat menjamin konsentrasi kerja

    2. Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya. 

    3. Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan.

   4. Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruangan yang ia gunakan

Adapun kelemahan jika kita menggunakan tata ruang tertutup, yaitu :  

   1.  Komunikasi yang dilakukan menjadi tidak tersampaikan secara langsung karena adanya sekat pemisah

     2.  Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, peeliharaan ruangan kerja, pengaturan cahaya dan pembelian peralatan perlengkapan kantor lainnya.

    3.  Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan maupun saat terjadi perombakan organisasi.

     4.  Mempersulit pengawasan

     2.      Tata Ruang Kantor Terbuka ( Open Plan Office )

         Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan yang didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dapat dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja bisa terlihat lebih luas. Ruangan kerja yang seperti ini membuat karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja difungsikan oleh beberapa karyawan sekaligus. Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki keuntungan diantaranya :


   Ø  Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja semua karyawan.

  Ø  Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak.

   Ø  Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat.

  Ø  Dekorasi kantor bisa diuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan.

   Ø  Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang.

   Ø  Komunikasi bisa lebih mudah dilakukan.

   Ø  Lebih menghemat biaya perusahaan.

   Meskipun tata ruang kantor memiliki banyak keuntungan, namun tata ruang ini juga memiliki kelemahan diantaranya, :

     Ø  Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam pekerjaan.

     Ø  Batas kedudukan antar pimpinan dan bawahan tidak jelas.

    Ø  Kerahasian pekerjaan tidak terjamin karenamasing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain.

    Ø  Kondisi kantor bisa terlihat kurang kondusif dan kurang rapi.

     3.      Tata Ruang Kantor Berhias ( Lanscape Office )

   

 Tata ruang kantor berhias merupakan ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi yang lainnya. Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti lingkungan outdoor dimana didalam kantor terdapat pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan segar. Keuntungan menggunakan tata ruang kantor ini adalah :

Ø  Suasana dalam kantor menjadi lebih nyaman

Ø  Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat kerja.

Ø  Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efesien.

     Beberapa kelemahan yang mungkin terjadi dalam menggunakan tata ruang ini adalah :

     Ø  Membutuhkan biaya yang besar untuk mendekorasi ruangan kerja yang digunakan.

     Ø  Biaya pemeliharaan yang digunakan juga cukup tinggi.

     Ø  Membutuhkan tenaga ahli khusus untuk menciptakan suasana yang sesuai harapan.

     4.      Tata Ruang Kantor  Gabungan

    Maksudnya adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruangan kantor tertutup, terbuka maupun ruangan kantor berhias. Tata ruangan kantor ini banyak sekali digunakan dalam perkantoran, karena dari ketiga bentuk ruangan kantor ini telah disebutkan keuntungan dan kelemahannya.

     C.FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

    1.      Penerangan Cahaya

     Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya :

    a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

    b.  Kualitas pekerjaan lebih baik.

    c.  Kesalahan-kesalahn berkurang.

    d.  Semangat kerja pegawai lebih baik.

    e.  Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

    f.  Prestise lebih baik untuk pekerjaan.

    2.      Perencanaan Warna

    Dengan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan, diantaranya :

       a.  Kantor tampak menjadi menyenangkan dan menarik pandangan.

       b.  Mencegah kesilauan akibat dari penerangan cahaya.

       c.  Memelihara ketenangan jiwa, dan semangat kerja para pegawai.

       d.  Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

    Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu :

     1.)    Warna merah menggambarkan keadaan yang panas dan membangkitkan kegembiraan dalam bekerja.

       2.)    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan dan berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaanriang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

     3.)    Warna biru menggambarkan ketentraman dan kenyamanan dalam bekerja, warna ini dapat mempengaruhi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

       3.      Perencanaan Udara

       Dengan pengaturan udara yang tepat maka diperoleh keuntungan-keuntungan yaitu :

       a.       Kenyamanan pekerja terjamin

       b.      Produktivitas kerja yang lebih tinggi.

       c.       Kualitas pekerjaan yang lebih baik

       d.      Semangat kerja yang tinggi.

       e.       Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik.

       f.       Kesan yang lebih baik dari para tamu.

       4.      Perencanaan Suara

             Dengan suara gaduh berakibat pada :

       a.)    Gangguan pada mental dan syaraf bagi karyawan.

       b.)    Kesulitan mengadakan konsentrasi

       c.)    Kesalahan yang lebih banyak.

       d.)    Kelelahan yang bertambah.

       e.)    Semangat kerja karyawan berkurang.

      Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efesiensi kerja para pegawai hendaknya memperhatikan hal-hal berikut, yaitu :

        1.)    Langit-langit atau dinding ruangan dipakai lapisan penyadap suara.

        2.)    Mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis.

        3.)    Pesawat telpon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat.

       4.)    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam segel dari bahan yang tidak banyak menimbulkan suara.

         D.STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor memiliki persyarattan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris di tahun 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor ( The Office Act ) yang antara lain menetapkan persyaratan atau standar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

       Persyaratan dan standar yang harus dimilikinya adalah :

         1.)    Kebersihan

    Dimana terdiri dari bangunan kantor, perlengkapan kantor dan perabotan yang menyangkut sarana dan prasarana kantor yang harus dibersihkan.

        2.)    Luas kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

    Maksudnya, ruang kerja harus menyediakan lantai 40 square feet sama dengan 3,7 meter persegi untuk setiap petugas.

        3.)    Suhu Udara

    Temperatur yang layak digunakan dan harus dipertahankan dalam ruang kerja minimum 16 C = 61 F

        4.)    Ventilasi

    Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

        5.)    Penerangan Cahaya

    Cahaya alam/cahaya lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya.

.      6.)    Fasilitas Kesehatan

    Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpeliharanya kebersihan.

       7.)    Fasilitas Cuci

   Ruang cuci muka/ tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

      8.)    Air Minum

     Air bersih untuk keperluan air minum petugagas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan khusus.

      9.)    Tempat Pakaian

   Dalam kantor harus disediakan tempat utuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengerinkan pakaian bersih.

      10.)   Lantai dan Tangga

   Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar penyangga.

      11.)  Mesin

    Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas dan yang memakainya harus cukup terlatih.

      12.) Beban berat

   Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa, atau memindahka beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.

      13.)  Pertolongan Pertama

    Dalam ruang kerja harus disediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yang telah meberikan pertolongan itu.

     14.)  Penjagaan Kebakaran

    Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran.

      15.)  Pemberitahuan Kecelakaan

   Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib di dalam perusahaan

    D.Peralatan dan perlengkapan kantor 

   

Peralatan dan perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.
      Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:1.Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.2.Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.
      

.

Jawaban UAM Kearsipan

UAM

KEARSIPAN

Soal  UAM Kearsipan

   1.Bagaimana pendapat saudara tentang pengertian arsip dan bagaimana korelasinya dengan record dan warkat ?

2 2.Undang-undang No. 43 Thn 2009  tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU berikut ?

   3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik peper records, audio visual record, machine-readable-record  dan arsip mana yang peling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah ?

   4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok diguanakan di lembaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta ?

   5Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpana yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat diguanakan ?

6 6.Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?

   7.Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari siklus Arsip Dinamis ? 
     8.Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang beaku di pemerintahan ?

   9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Foder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File Rotari Fiing, Cardex, dan Modern Organization Is An Information Based Organization ?

   10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 It diguanakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 M2 per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?

Jawaban Soal UAM Kearsipan 
1.      Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan, kearsipan itu sendiri adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen.

A.     Korelasi Arsip dengan record dan warkat adalah :

·         Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dll) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa. Sedangkan warkat berasal dari baha arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut dan lebih luas yaitu berupa lembaran yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

2 2.Rumusan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan dan organisasi politik serta organisasi kemasyarakattan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

   3.      Penggolongan Arsip

a.   Arsip berbasis kertas ( Paper Record ), yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b.   Arsip pandang dengar ( Audio Visual Record ), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.

c.   Arsip elektronik ( Machine Readable Record ), yaitu arsip yang diolah dan disimpan dalam suatu format, dimana komputer sebagai alat yang pemprosessnya.

Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip berbasis kertas.

             Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

4  4.     Dalam kearsipan ada 2 sistem yang biasa digunakan dalam lembaga instansi ataupun perusahaan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi

Lembaga Pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

Lembaga Pendidikan Swasta menggunakan sistem Desentralisasi

5 5.    Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Metode penyimpanan arsip terdiri dari :

a.       Sistem abjad

b.      Sistem Masalah

c.       Sistem Nomor

d.      Sistem Tanggal

e.       Sistem Wilayah

    6.      Arsip Nilai guna terbagi menjadi 2, yaitu :

    a.)    Nilai Guna Primer yaitu arsip yang digunakan oleh kepentingan lembaga/ instansi yang menghasilkan arsip.

Nilai guna Primer meliputi :

a.       Nilai Guna Administrasi

b.      Nilai Guna Hukum

c.       Nilai Guna Keuangan

d.      Nilai Guna Ilmiah

    b.)    Nilai Guna Sekunder yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga/ instansi atau kepentingan umum serta sebagai barang bukti pertanggungjawabban kepada masyarakat.

Nilai Guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

   7.    Kita mengetahui tentang arsip dinamis karena, arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut

Ø  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

Ø  Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

Ø  Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup

SIKLUS ARSIP DINAMIS

Ø  Tahap Pertama

Merupakan tahap penciptaan. Dimana proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam kertas atau dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film tape atau media lainnya.

Ø  Tahap Kedua

Tahap penggunaan aktif dalam jangka waktu beberapa hari dan mungkin bisa tahunan

Ø  Tahap Ketiga

Tahap inaktif dimana arsip ini sudah jarang atau tidak dipakai lagi sehingga disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis.

Ø  Tahap Keempat

Tahap Penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip

    8      Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakannya diatur oleh lembaga / instansi

Penyerahan Arsip yaitu tahap setelah pemindahan arsip yang kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan.

Pemusnahan Arsip , pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan dan kimiawi.

   9.    a. Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimapan arsip.

b. Folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c. Guide yaitu lembaran kertas yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

d. Filling Cabinet yaitu perabot kantorbebrbentuksegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal untuk menyimpan berkas.

e. Boxes File yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip atau warkat.

f. Rotally Filling yaitu peralatan yang dapat berputar untuk menyimpan dokumen dan arsip

g. Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa akrtu dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.

  

   10.  Dik : PT.Bank Mandiri memiliki gedung 12 lantai, 2 lantai untuk arsip  dengan luas 120 meter persegi / lantai

Dit : Berapa kemampuan beban rak konvesional dan non konvesional?

Jawab : Beban rak konvesional rata-rata 1.200 kg/ meter persegi

                Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

                           240 meter persegi x 1.200 kg/ meter persegi = 288.000 kg

Beban rak non konvesional rata-rata 2.400 kg/ meter persegi

Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

           240 meter persegi x 2.400 kg = 576.000 kg