Jawaban UAM Kearsipan

UAM

KEARSIPAN

Soal  UAM Kearsipan

   1.Bagaimana pendapat saudara tentang pengertian arsip dan bagaimana korelasinya dengan record dan warkat ?

2 2.Undang-undang No. 43 Thn 2009  tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU berikut ?

   3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik peper records, audio visual record, machine-readable-record  dan arsip mana yang peling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah ?

   4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok diguanakan di lembaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta ?

   5Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpana yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat diguanakan ?

6 6.Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?

   7.Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari siklus Arsip Dinamis ? 
     8.Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang beaku di pemerintahan ?

   9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Foder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File Rotari Fiing, Cardex, dan Modern Organization Is An Information Based Organization ?

   10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 It diguanakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 M2 per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?

Jawaban Soal UAM Kearsipan 
1.      Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan, kearsipan itu sendiri adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen.

A.     Korelasi Arsip dengan record dan warkat adalah :

·         Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dll) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa. Sedangkan warkat berasal dari baha arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut dan lebih luas yaitu berupa lembaran yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

2 2.Rumusan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan dan organisasi politik serta organisasi kemasyarakattan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

   3.      Penggolongan Arsip

a.   Arsip berbasis kertas ( Paper Record ), yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b.   Arsip pandang dengar ( Audio Visual Record ), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.

c.   Arsip elektronik ( Machine Readable Record ), yaitu arsip yang diolah dan disimpan dalam suatu format, dimana komputer sebagai alat yang pemprosessnya.

Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip berbasis kertas.

             Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

4  4.     Dalam kearsipan ada 2 sistem yang biasa digunakan dalam lembaga instansi ataupun perusahaan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi

Lembaga Pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

Lembaga Pendidikan Swasta menggunakan sistem Desentralisasi

5 5.    Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Metode penyimpanan arsip terdiri dari :

a.       Sistem abjad

b.      Sistem Masalah

c.       Sistem Nomor

d.      Sistem Tanggal

e.       Sistem Wilayah

    6.      Arsip Nilai guna terbagi menjadi 2, yaitu :

    a.)    Nilai Guna Primer yaitu arsip yang digunakan oleh kepentingan lembaga/ instansi yang menghasilkan arsip.

Nilai guna Primer meliputi :

a.       Nilai Guna Administrasi

b.      Nilai Guna Hukum

c.       Nilai Guna Keuangan

d.      Nilai Guna Ilmiah

    b.)    Nilai Guna Sekunder yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga/ instansi atau kepentingan umum serta sebagai barang bukti pertanggungjawabban kepada masyarakat.

Nilai Guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

   7.    Kita mengetahui tentang arsip dinamis karena, arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut

Ø  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

Ø  Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

Ø  Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup

SIKLUS ARSIP DINAMIS

Ø  Tahap Pertama

Merupakan tahap penciptaan. Dimana proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam kertas atau dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film tape atau media lainnya.

Ø  Tahap Kedua

Tahap penggunaan aktif dalam jangka waktu beberapa hari dan mungkin bisa tahunan

Ø  Tahap Ketiga

Tahap inaktif dimana arsip ini sudah jarang atau tidak dipakai lagi sehingga disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis.

Ø  Tahap Keempat

Tahap Penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip

    8      Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakannya diatur oleh lembaga / instansi

Penyerahan Arsip yaitu tahap setelah pemindahan arsip yang kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan.

Pemusnahan Arsip , pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan dan kimiawi.

   9.    a. Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimapan arsip.

b. Folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c. Guide yaitu lembaran kertas yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

d. Filling Cabinet yaitu perabot kantorbebrbentuksegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal untuk menyimpan berkas.

e. Boxes File yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip atau warkat.

f. Rotally Filling yaitu peralatan yang dapat berputar untuk menyimpan dokumen dan arsip

g. Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa akrtu dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.

  

   10.  Dik : PT.Bank Mandiri memiliki gedung 12 lantai, 2 lantai untuk arsip  dengan luas 120 meter persegi / lantai

Dit : Berapa kemampuan beban rak konvesional dan non konvesional?

Jawab : Beban rak konvesional rata-rata 1.200 kg/ meter persegi

                Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

                           240 meter persegi x 1.200 kg/ meter persegi = 288.000 kg

Beban rak non konvesional rata-rata 2.400 kg/ meter persegi

Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

           240 meter persegi x 2.400 kg = 576.000 kg