Asas Penyelenggara Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya “file” sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan

Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan

Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan  dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

1. kepastian hukum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

Contohnya : Pungutan pajak harus berdasarkan peraturan perundang undangan, jika tidak dapat dikatakan pemerasan.
__Ketika membuat suatu kebijakan, harus berdasar pada peraturan perundang undangan, misalkan membelanjakan uang negara jika tidak dapat dikatakan korupsi

2. keautentikan dan keterpercayaan;

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

Contoh : Demi terjaminnya keakuratan data, maka peneliti akan melakukan keabsahan data. Data yang salah akan menghasilkan penarikan kesimpulan yang salah, demikian pula sebaliknya, data yang sah akan menghasilkan kesimpulan hasil penelitian yang benar. Alwasilah dalam Bachri (2010:54) menjelaskan bahwa “tantangan bagi segala jenis penelitian pada akhirnya adalah terwujudnya produksi ilmu pengetahuan yang valid, sahih, benar dan beretika”.

3. keutuhan;

Penyedia  kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

4. asal usul (principle of provenance);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

5. aturan asli (principle of original order);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

6. keamanan dan keselamatan;

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. keprofesionalan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

8. keresponsifan;

Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9. keantisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10. kepartisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

11. akuntabilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12. kemanfaatan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.

13. aksesibilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14. kepentingan umum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan  tanpa diskriminasi.