Jawaban UAM Kearsipan

UAM

KEARSIPAN

Soal  UAM Kearsipan

   1.Bagaimana pendapat saudara tentang pengertian arsip dan bagaimana korelasinya dengan record dan warkat ?

2 2.Undang-undang No. 43 Thn 2009  tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU berikut ?

   3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik peper records, audio visual record, machine-readable-record  dan arsip mana yang peling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah ?

   4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok diguanakan di lembaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta ?

   5Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian dari filling dan bagaimana metode penyimpana yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat diguanakan ?

6 6.Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial ?

   7.Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari siklus Arsip Dinamis ? 
     8.Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang beaku di pemerintahan ?

   9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Foder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File Rotari Fiing, Cardex, dan Modern Organization Is An Information Based Organization ?

   10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 It diguanakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 M2 per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional ?

Jawaban Soal UAM Kearsipan 
1.      Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan, kearsipan itu sendiri adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen.

A.     Korelasi Arsip dengan record dan warkat adalah :

·         Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dll) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa. Sedangkan warkat berasal dari baha arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut dan lebih luas yaitu berupa lembaran yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

2 2.Rumusan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan dan organisasi politik serta organisasi kemasyarakattan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

   3.      Penggolongan Arsip

a.   Arsip berbasis kertas ( Paper Record ), yaitu arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b.   Arsip pandang dengar ( Audio Visual Record ), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.

c.   Arsip elektronik ( Machine Readable Record ), yaitu arsip yang diolah dan disimpan dalam suatu format, dimana komputer sebagai alat yang pemprosessnya.

Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip berbasis kertas.

             Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

4  4.     Dalam kearsipan ada 2 sistem yang biasa digunakan dalam lembaga instansi ataupun perusahaan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi

Lembaga Pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

Lembaga Pendidikan Swasta menggunakan sistem Desentralisasi

5 5.    Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Metode penyimpanan arsip terdiri dari :

a.       Sistem abjad

b.      Sistem Masalah

c.       Sistem Nomor

d.      Sistem Tanggal

e.       Sistem Wilayah

    6.      Arsip Nilai guna terbagi menjadi 2, yaitu :

    a.)    Nilai Guna Primer yaitu arsip yang digunakan oleh kepentingan lembaga/ instansi yang menghasilkan arsip.

Nilai guna Primer meliputi :

a.       Nilai Guna Administrasi

b.      Nilai Guna Hukum

c.       Nilai Guna Keuangan

d.      Nilai Guna Ilmiah

    b.)    Nilai Guna Sekunder yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga/ instansi atau kepentingan umum serta sebagai barang bukti pertanggungjawabban kepada masyarakat.

Nilai Guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

   7.    Kita mengetahui tentang arsip dinamis karena, arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut

Ø  Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi

Ø  Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya

Ø  Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup

SIKLUS ARSIP DINAMIS

Ø  Tahap Pertama

Merupakan tahap penciptaan. Dimana proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam kertas atau dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film tape atau media lainnya.

Ø  Tahap Kedua

Tahap penggunaan aktif dalam jangka waktu beberapa hari dan mungkin bisa tahunan

Ø  Tahap Ketiga

Tahap inaktif dimana arsip ini sudah jarang atau tidak dipakai lagi sehingga disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis.

Ø  Tahap Keempat

Tahap Penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip

    8      Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakannya diatur oleh lembaga / instansi

Penyerahan Arsip yaitu tahap setelah pemindahan arsip yang kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan.

Pemusnahan Arsip , pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan dan kimiawi.

   9.    a. Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimapan arsip.

b. Folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c. Guide yaitu lembaran kertas yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

d. Filling Cabinet yaitu perabot kantorbebrbentuksegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal untuk menyimpan berkas.

e. Boxes File yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip atau warkat.

f. Rotally Filling yaitu peralatan yang dapat berputar untuk menyimpan dokumen dan arsip

g. Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa akrtu dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.

  

   10.  Dik : PT.Bank Mandiri memiliki gedung 12 lantai, 2 lantai untuk arsip  dengan luas 120 meter persegi / lantai

Dit : Berapa kemampuan beban rak konvesional dan non konvesional?

Jawab : Beban rak konvesional rata-rata 1.200 kg/ meter persegi

                Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

                           240 meter persegi x 1.200 kg/ meter persegi = 288.000 kg

Beban rak non konvesional rata-rata 2.400 kg/ meter persegi

Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

           240 meter persegi x 2.400 kg = 576.000 kg

Asas Penyelenggara Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya “file” sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.

Kearsipan adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan. Penataan seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor dapat disebut tata kearsipan atau administrasi kearsipan

Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan

Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan. Penyelenggaraan Kearsipan  dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order), keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan, keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

1. kepastian hukum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang berlaku.

Contohnya : Pungutan pajak harus berdasarkan peraturan perundang undangan, jika tidak dapat dikatakan pemerasan.
__Ketika membuat suatu kebijakan, harus berdasar pada peraturan perundang undangan, misalkan membelanjakan uang negara jika tidak dapat dikatakan korupsi

2. keautentikan dan keterpercayaan;

Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.

Contoh : Demi terjaminnya keakuratan data, maka peneliti akan melakukan keabsahan data. Data yang salah akan menghasilkan penarikan kesimpulan yang salah, demikian pula sebaliknya, data yang sah akan menghasilkan kesimpulan hasil penelitian yang benar. Alwasilah dalam Bachri (2010:54) menjelaskan bahwa “tantangan bagi segala jenis penelitian pada akhirnya adalah terwujudnya produksi ilmu pengetahuan yang valid, sahih, benar dan beretika”.

3. keutuhan;

Penyedia  kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.

4. asal usul (principle of provenance);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.

5. aturan asli (principle of original order);

Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.

6. keamanan dan keselamatan;

Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak.

Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.

7. keprofesionalan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

8. keresponsifan;

Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau hilangnya arsip.

9. keantisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

10. kepartisipatifan;

Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.

11. akuntabilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam.

12. kemanfaatan;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.

13. aksesibilitas;

Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan arsip.

14. kepentingan umum;

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan  tanpa diskriminasi.

Contoh Surat Penawaran Barang

BINTANG PELAJAR

Penerbit Buku-Buku Bermutu 

Jln.Raya Tanjungkerta No.11 Telpon (021)8745321 Kertamekar Sumedang

                                                                                                            Sumedang , 13 September 2015

Nomor : 1/SP-BP/XII/15

Perihal : Penawaran Buku

                    Kepada

                  Yth.Ibrahin Shaleh

              Jln.Randu SariRaya No.11                      

                                                                                                    Antapani Bandung 23124

  Dengan Hormat,

Sehubungan dengan surat permintaan penawaran PT.Angkasa Putra No.23/SPP-BM/III/15 tanggal 1 September 2015 , maka dengan ini kami berikan keterangan harga buku-buku seperti berikut dibawah ini :

1.) Strategi Jihad Nabi Muhammad SAW                      Rp.30.000,00

2    2.)  Rumus Pintar Matematika                                         Rp.20.000,00

      3.) Kamus Bahasa Indonesia Lengkap                            Rp.45.000,00

      4.) Kumpulan Cerita Sejarah Nusantara                        Rp.30.000,00

      5.)  Cara Cepat Menghapal Al Qur’an                            Rp.25.000,00

Bila saudara setuju dan berkenan dengan penawaran kami ini , silahkan hubungi kami dan kami akan senantiasa siap untuk melayani.Adapun cara pengiriman barangnya , akan kami kirimkan lewat kantor  jasa pengiriman barang dan untuk pembayaran bisa langsung di transfer ke rekening atas nama Furqon Barkah ( 2154-8324-4215-5322 ).

Atas perhatian dan kerja samanya , kami ucapkan terima kasih. Semoga kerjasama ini bisa terus berjalan dengan baik.

                                                                                                  

                                                                                                    Hormat kami,

                                                                                 PENERBIT BINTANG PELAJAR

 

                                                                                                    Aisyah Putri